Sulitnya Reengineering…


Sebuah perusahaan swasta sebelumnya belum menerapkan komputerisasi kemudian ingin melakukan pembenahan sistem/workflow nya dengan menerapkan komputer. Kebetulan saya terlibat untuk pengembangannya. Saat itu tahun 1996. Karena pihak perusahaan tidak mengerti betul tentang apa yang perlu dilakukan untuk melakukan komputerisasi, maka saya mulai dengan mendaftar semua requirement yang dimungkinkan untuk dilakukan pada tahap awal tersebut. Metode nya tidak mirip betul dengan teori Rekayasa Perangkat Lunak di kuliah, karena kondisi lapangan yang tidak memungkinkan untuk menerapkan teori tersebut. Tapi setidaknya yang sudah saya lakukan saat itu adalah mirip-mirip “agile”, yaitu pengembangan dilakukan dengan client, sehingga segala kebutuhan mereka langsung ditangkap dan dikerjakan. Sistem akhirnya dapat berjalan sesuai definisi kebutuhan mereka saat itu.

Setelah kurang lebih 5 tahun berjalan, perusahaan mulai merasakan manfaatnya dengan tanda-tanda permintaan laporan-laporan yang mulai berjibun. Karena seorang diri saja saya mengerjakan, akhirnya tidak dapat semua laporan itu terselesaikan. Cerita punya cerita ternyata model perumusan masalah yang terjadi di perusahaan tersebut adalah hanya sesuai dengan keinginan “sesaat” dari pada pemimpin operasionalnya saja. Mengetahui hal ini, saya mulai “pendekatan” ke pimpinan pusat, yaitu agar mulai dirumuskan pelaporan yang baku. Kondisi ini terus berjalan sampai kurang lebih 5 tahun. Memasuki tahun 2004, perusahaan mulai mendapat masukan dari para konsultan bisnis yang disewanya. Kondisi ini memaksa sistem informasi dan workflow perusahaan harus berubah. Kembali terjadi, karena adanya bom-bom keinginan untuk segera berubah, akhirnya memaksa saya sebagai konsultan untuk segera melakukan juga perubahan.

Inilah titik permasalahannya, bahwa dengan kondisi perusahaan yang lebih maju sekarnag ini tidak mungkin menggunakan sistem lama, sehingga perlu untuk reengineering kembali. Sayangnya kondisi ini tidak disadari sepenuhnya oleh jajaran pimpinan level menengah. Tentu saja ini membuat saya semakin pusing dan frustasi.  Lalu saya usulkan untuk dibuat departemen EDP di perusahaan. Dan disetujui. Dengan bagian ini saya melakukan redefinisi kebutuhan kembali ditengah-tengah desakan untuk secepat mungkin memenuhi keinginan untuk segera memberikan laporan-laporan yang semakin banyak.

Akhirnya, saya putuskan untuk melakukan migrasi paralel, yaitu pengembangan sistem baru tetap berjalan dengan tidak meninggalkan sistem lama dan agar tetap dapat memenuhi kebutuhan laporan-laporan baru tersebut. Metodenya sederhana saja: Saya membuat sebuah “gudang data” untuk menampung semua data transaksi harian yang sampai saat ini sudah hampir 2-3 juta record totalnya. Dari “gudang data” ini, saya menyewa programmer lepas untuk membuatkan sebuah sistem sederhana yang dapat menerima query dari pemakai dan menampilkannya dalam bentuk laporan yang siap dicetak. Sepertinya manjur juga cara ini. Sampai saat ini proses migrasi terus berjalan. Dan satu hal lagi yang ingin saya tekankan adalah proses migrasi ini terjadi karena adanya perombakan definisi workflow perusahaan yang cukup signifikan dan tentu saja membutuhkan waktu yang tidak sebentar. Semoga proses ini cepat selesai!

One thought on “Sulitnya Reengineering…

Komentar ditutup.